יותר פגישות, פחות עבודה

מכירים את תחושת התסכול אחרי יום עמוס בפגישות ובדיונים, כשלא הספקתם "לעבוד"?

למרות שלפגישות יש משמעות פורמלית וא-פורמלית בארגונים, מחקר חדש מצא ש-70% מכלל הפגישות מונעים מהעובדים לעבוד ולהשלים את המשימות שלהם, והמחיר הוא לא רק פגיעה ביעילות ואפקטיביות העבודה, אלא גם פגיעה ברווחה הפסיכולוגית, הפיזית והנפשית.

איפה הבעיה בולטת עוד יותר? דווקא אצל מנהלים שקודמו לאחרונה, שמרגישים לחץ לבנות את מערכות היחסים עם אנשיהם ולקבל הכרה במעמדם, ומקיימים 29% יותר פגישות מעמיתיהם הותיקים יותר. באופן מפתיע דווקא בתקופת הקורונה הפגישות הפכו למרובות יותר וארוכות יותר, בכדי לייצר 'שליטה' טובה יותר, מה שהוביל לכך ש- 92% מהעובדים ציינו כי הם חשים "עייפות זום".

במחקר שפורסם לאחרונה בדקו 76 חברות, וכשצמצמו את נפח הפגישות ב-40%, תפוקת העובדים עלתה ב-71%!! העובדים הרגישו מועצמים ואוטונומיים יותר, וכך התוצאה הייתה עליה של 52% בשביעות הרצון.

היתרונות של צמצום הפגישות מגיעים לרמה האופטימלית ביותר לאחר צמצום הפגישות ב-80%-60%, ויורדים בצמצום נוסף מעבר לכך. כשהפגישות מצטמצמות כמעט לחלוטין, שביעות הרצון, הפרודוקטיביות ומעורבות העובדים יורדים משמעותית, מפני שמגיעים לרמה שהאנשים מרגישים שלא רואים אותם כלל, ולכן המחקר ממליץ על שמירה של יום-יומיים לפגישות.

בכדי לקיים פגישות אפקטיביות צריך לאמץ "גישה סלקטיבית מחמירה" לגבי עצם קיום הפגישה, האם היא באמת הכרחית ואין חלופה אחרת? אם כבר מקיימים פגישה, חייבים להתייחס לשלושה נושאים:

1. רשימת המשתתפים – אצל אנשים שלא תורמים או נתרמים מפגישה, רמת המעורבות, המוטיבציה והפרודוקטיביות יורדות. יותר ויותר מנהלים מבינים שזה לגיטימי ושצריך לעודד אנשים לבטל זימונים לפגישות אם הם לא הכרחיים. מספרים שסטיב ג'ובס פנה כמה דקות לאחר תחילת פגישה, לאחת המשתתפות בדיון, אותה לא הכיר, ושאל אותה לשמה ולתפקידה. לאחר מכן התנצל והודיע לה שהיא משוחררת מהפגישה כי היא לא הכרחית לדיון וחבל על הזמן שלה. ואם זה נראה לכם מוזר, יש סיפור ידוע על אותו ג'ובס שסירב להזמנה של נשיא ארה"ב ברק אובמה לפגישה בנושאי טכנולוגיה, לאחר שראה את רשימת המשתתפים הארוכה.
   
2. אג'נדה – פגישות לא ממוקדות הן דבר נפוץ, חלק מהמשתתפים מגיעים לא מוכנים, סוטים מנושא הדיון ומבזבזים זמן יקר לכל המשתתפים. אג'נדה ברורה שמופצת מספיק זמן לפני הדיון, מגדירה מה צריך לקרות לפני ובמהלך הפגישה, ועוזרת למשתתפים להתכונן ולהתמקד בנושאים שיעלו ובמהות הפגישה. למשתתפים צריך להיות ברור מה הנושאים שיעלו בפגישה, ושתהיה להם יכולת להשפיע עליהם ולהביא לידי ביטוי את הצרכים וההתייחסויות שלהם. לגבי מטרת מהות הפגישה, צריך להיות ברור מה המטרה של הפגישה: שיתוף במידע? חיפוש מידע? או קבלת החלטות?.
   מעבר למוביל הפגישה, צריך לציין במפורש מי המוביל לכל נושא ספציפי, בכדי שיכיר לפני הפגישה ויערך.
   
3. אורך הפגישה – יש לנו נטייה לקבוע פגישות לפי הבלוקים של ה-30 דקות שמופיעים ביומנים, אבל מאריסה מאייר סיפרה שהיא מקיימת כ-70 פגישות בשבוע, והיא עושה את זה באמצעות "שבירת ה-30 דקות", היא הפסיקה לתכנן את היומן באמצעות לבנים של חצי שעה או שעה, והתחילה לקבוע פגישות בזק של 10 דקות ולפעמים גם פחות. "חוק פרקינסון" קובע שיש לנו נטייה לנצל את כל הזמן שמוקצה למשימה, גם אם אפשר בפועל לקצר אותה, תחשבו על זה.