זה לא פוסט על ניהול זמן, זה הרבה מעבר לזה. אחת המיומנויות החשובות ביותר כדי להיות אפקטיביים, ובמיוחד למנהיגים, היא היכולת לתעדף.
חוסר היכולת לתעדף נכון, גורמת לתחושה מתמדת של פספוס, עומס, חוסר שליטה, תסכול ועלולה להגיע לכדי דכאון. תחושה שנמצאים כל הזמן במאבק סידורים בלתי נגמרים בבית, משימות מרובות בעבודה, סידורים שלא מגיעים אליהם, דרישות מהסביבה ועוד.
אז איך מתעדפים בעידן העומס והדחיפות, כשהדחוף דורס את החשוב? הכלל הראשון הוא שאם לא מבינים מה באמת דחוף, אז הכל הופך לדחוף. זה שמשהו "נמצא מולנו" או "עושה רעש", לא אומר שהוא צריך להיות מתועדף.
יש שתי רמות של תעדוף:
הרמה הראשונה היא ה-”Fixed”, אלה העקרונות שאנחנו מתעדפים לפיהם, זה שחור או לבן, זה מול זה, משפחה או עבודה, חברים או לימודים. תעדוף זה עוזר לנו להבין באופן עקרוני וברור מה בא לפני מה. חשוב להבין שהעקרונות שנכונים לתקופה בה אתה סטודנט, לא נכונים לתקופה שבה אתה בעל משפחה, גם העקרונות לפיהם נתעדף משתנים כשאנחנו משתנים.
הרמה השניה היא ה-“Flexible”, אלה ההתאמות הרלוונטיות לסיטואציה, זה ספציפי יותר, מה שנכון לאותו שבוע או אותו יום, בהתאם לנסיבות, ואם העקרונות הם הכלל אז ההתאמות יכולות להיות "היוצא מהכלל". נכון שזמן עם המשפחה מתועדף לפני העבודה, אבל אם יש משהו חריג מהעבודה בזמן ארוחת הערב, נכנסת הגמישות שצריך.
ועכשיו מה עושים עם מיליון המשימות שיש לנו ב-TO DO LIST ?? בריאן טרייסי מציע שיטה פרקטית לתעדוף משימות, שיטת ה-ABCDE. אחרי שרושמים את כל המשימות שלנו לאותו שבוע או יום על דף, מתחילים למיין אותן לפי התעדוף הבא –
משימות A – משימות שאני "חייב" לבצע. אלו המשימות הכי חשובות.
משימות B – משימות ש"צריך" לבצע. הן בעלות השלכות פחותות, ולא אגש אליהן לפני שמשימות A בוצעו.
משימות C – משימות ש"נחמד" אם אבצע אותן. משימות שלא ישפיעו עלי או על הסביבה שלי באופן משמעותי.
משימות D – משימות שאפשר להאציל (DELEGATE) למישהו אחר, הרעיון הוא להאציל משימות שניתן, גם אם הן יעשו ב-80% מהאופן בו הייתי מבצע בעצמי, על מנת לפנות זמן לעיסוק במשימות מתעדוף A.
משימות E – משימות שאני יכול למחוק (ELIMINATE) וזה לא ישנה דבר. משימות שאולי לא רלוונטיות כבר או שאני מבין שאין טעם כבר לבצע, גם אם בעבר סיווגתי אותה כמשימת B לדוגמה. הרבה דברים שרצינו להגיע אליהם אבל אנחנו מבינים שזה כבר לא רלוונטי, ואין טעם לראות את המשימה הזאת כתובה שוב ושוב ולהעתיק אותה בכל פעם מחדש.
משימות A ו-B הן אותן 20% מהמשימות, הפארטו, שיפיקו את 80% מהתוצאה. צריך להסתער עליהן. סיווג וטיפול נכון במשימות מסוג D,C ו-E, הוא זה שיפנה זמן ויפחית את העומס ותחושת הלחץ. וכן, כשמישהו מבקש עזרה, אל תענו אוטומטית, תחשבו אם מבחינתכם העזרה היא A, C, או אולי היא בכלל E וצריך לסרב..
תעדוף המשימות והיומן שלכם מייצגים את מי שאתם באמת רוצים להיות. אז מספיק עם ההתקרבנות והרחמים העצמיים, תתחילו לקבל החלטות! מאחורי תעדוף נכון יש "פסיכולוגיה של הצלחה", תחושה של איזון, שליטה, תחושה שנוגעים בדברים החשובים בבית, בעבודה, ובכל תחום.
